Založení PMO

PMO Design

Projektová kancelář (PMO) je organizační jednotka, která zajišťuje standardizaci procesů souvisejících s projektovým řízení a zprostředkovává sdílení zdrojů, metodik, nástrojů a technik v této oblasti pro ostatní části organizace.  Jejím hlavním cílem je zajištění standardů a kvality projektového řízení v organizaci za účelem dosažení vysoké úspěšnosti projektů.

Struktura a funkce PMO bývají v organizacích odlišné především v závislosti na typu, velikosti a vyspělosti organizace.  PMO může mít jak podobu malé jednotky, jejichž hlavní rolí je podpora manažerů standardními projektovými šablonami, tak i velké organizace zahrnující projektové, programové a jiné manažery a významné pravomoci v oblasti výběru a řízení projektů.

Při definici PMO je tedy třeba nejen využít osvědčené teoretické koncepty, ale vždy rovněž ušít strukturu a funkce PMO na míru dle aktuálních potřeb organizace.

Potřeby zákazníků

U našich zákazníků se obvykle setkáváme především s následujícími požadavky:

• Organizace zákazníka významně vyrostla a řeší větší množství projektů. PMO v současné organizaci neexistuje. Zákazník požaduje zavést PMO a tím zajistit standardizaci projektového řízení a čerpání úspor z rozsahu vyplývající z lepší mezi-projektové koordinace.
• Organizace zákazníka má zavedené PMO v určitém stupni vyzrálosti a hledá cesty jak zvýšit efektivitu a úspěšnost svých projektů. Z tohoto důvodu zákazník požaduje provést revizi PMO procesů a funkcí a realizovat re-design PMO za účelem zvýšení efektivity.
• Organizace zákazníka má konkrétní problémy spojené s řízením projektů (například v oblastech: prioritizace projektů, alokace zdrojů, pozdní odhalení rizik, dlouhý time-to-market aj.) a hledá cestu pro jejich odstranění.

RedTie přístup k realizaci

Náš přístup k implementaci / redesignu PMO vychází z rozsáhlých zkušeností členů našeho týmu se zaváděním a re-designem PMO v mezinárodním prostředí. Opírá se jak o projektové standardy (např. PMBOK ®, PRINCE2®, IPMA® nebo PMO Competency Continuum model), tak dlouhodobé zkušenosti v oblasti řízení projektů.

Doporučený postup realizace

V praxi se nám osvědčil dvoufázový postup realizace:

Fáze	Popis	Odhad náročnosti
1	Vytvoření PMO Assessmentu  Tato fáze je zaměřena na poznání zákazníka, identifikaci vyspělosti projektového řízení v jeho organizaci a odhalení klíčových problémů. Fáze typicky obsahuje následující kroky: Sběr a studium existující procesní a projektové dokumentace. Workshopy s klíčovými uživateli, zástupci vedení, projektovými a programovými manažery pro pochopení aktuálního stavu a hlavních problémových oblastí. Vytvoření dokumentu „PMO Assessment“, který obsahuje vyhodnocením stávající situace a návrhy na zlepšení a postup implementace.	20 – 30 MDs  cca (2 měsíce)
2	Vytvoření / optimalizace PMO  Implementace opatření dle návrhu v PMO Assesmentu. Může provést zákazník sám, nebo s naší asistencí.	Může se významně lišit dle výstupů z PMO Assessment.